Wanneer geeft u een zakelijke factuur uit handen?

Elke ondernemer kent het: de betaaltermijn is verstreken, de eerste herinnering is verstuurd en het blijft stil. Hoe lang wacht u nog voordat u de vordering uit handen geeft? Het korte antwoord: vaak korter dan u denkt.

Bij zakelijke klanten is geen veertiendagenbrief nodig

Bij consumenten moet u eerst een zogeheten veertiendagenbrief sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. Bij zakelijke klanten geldt die verplichting niet. Is de betaaltermijn verstreken en is er niet betaald, dan is uw klant in verzuim en kunt u de vordering in principe direct overdragen.

Dat betekent niet dat u meteen hard moet optreden. Een vriendelijke herinnering of een telefoontje lost veel op. Maar blijft dat zonder resultaat, dan is wachten zelden in uw voordeel.

Waarom wachten u geld kost

• De kans op betaling daalt. Hoe ouder een vordering, hoe lastiger de inning. Een klant die financieel in de knel zit, betaalt meestal eerst de partij die het meest aandringt.
• Uw cashflow staat onder druk. Openstaande facturen zijn werkkapitaal dat u niet kunt inzetten.
• Het kost u tijd. Achter een factuur aanbellen is tijd die niet naar uw klanten of uw bedrijf gaat.

Een praktisch moment om in te grijpen

Een veelgebruikte vuistregel: geef een factuur uit handen als er na de vervaldatum en één of twee herinneringen nog steeds niet is betaald, of als uw klant geen concrete betaalafspraak wil maken. Signalen zoals uitstelgedrag, wisselende contactpersonen of beloftes die niet worden nagekomen zijn een reden om eerder te handelen.

Wat u klaarlegt bij het overdragen

Zorg dat u het volgende bij de hand heeft:

1. De factuur en eventuele creditnota’s
2. De opdrachtbevestiging, offerte of overeenkomst
3. Uw algemene voorwaarden, en hoe die zijn overhandigd
4. Correspondentie over de levering en de betaling

Hoe completer het dossier, hoe sneller en effectiever een incassotraject kan starten.

Persoonlijk in plaats van automatisch

Bij Credit Collect begint elk dossier met een analyse van de vordering en de debiteur. Geen standaard brievenreeks, maar een aanpak die past bij de situatie, met oog voor de relatie met uw klant.