Hoeveel aanmaningen u moet versturen?

Hoeveel aanmaningen verstuurt u om uw klanten te herinneren aan de betaling van uw facturen? In de praktijk zijn er bedrijven die tot vijf aanmaningen sturen. Maar het is effectiever om nooit meer dan twee aanmaningen te sturen. Waarom?

Ervaring leert dat de meeste reacties pas volgen na de eerste en de laatste aanmaning. Sommige klanten zijn inderdaad uw factuur uit het oog verloren en maken het goed nadat u hen daaraan herinnert; andere komen pas in actie als u hen erop wijst dat het hun laatste aanmaning is en dat er daarna kosten worden gerekend.(Zie veel voorkomende smoezen om niet te betalen)

Dat klanten zo reageren, is niet helemaal onbegrijpelijk. Heel wat bedrijven hebben een beleid ontwikkeld om zo laat mogelijk te betalen. Maar wil dat zeggen dat u hierin moet meegaan?

Tip 1. Bel alleen uw belangrijkste klanten

Een goed debiteurenbeheer bestaat niet alleen uit aanmaningen per e-mail en per brief. Het is van belang om uw rappels te combineren met telefonische interventies. Bellen is echter een duur en de meeste medewerkers doen het ook niet graag. Veelal deze taak wordt afgeschoven op iemand van de boekhouding. Die moet dan maar die lastige telefoontjes erbij nemen. Helaas zijn deze medewerkers er meestal niet voor opgeleid.

80/20-regel in debiteurenbeheer

Toch kan telefonisch debiteurenbeheer erg efficiënt zijn. Het is namelijk de enige vorm van communicatie op afstand waarop u meteen reactie krijgt. Bij een telefoongesprek weet een getrainde medewerker snel waarom iemand niet betaalt. Wil hij niet of kan hij niet? Daarop kunt u uw verdere incassostrategie afstemmen.

De 80-20-regel kan u helpen bij uw debiteurenbeheer. Deze regel zegt dat 80% van al uw uitstaande bedragen worden gedragen door 20% van uw debiteuren. Door deze wet te volgen, hoeft u niet iedereen te bellen. Focus u daarentegen op die 20%. Of om het in termen van debiteurenbeheerders te omschrijven: bel eerst de debiteuren met het hoogst openstaande bedrag. Beslis vervolgens hoeveel inspanningen u wilt doen voor de kleinere bedragen.

Tip 2. Beperk u tot twee aanmaningen

De snelheid van handelen is essentieel in een goed debiteurentraject. We hebben u al eerder uitgelegd waarom u maar beter werk maakt van uw incasso. Laat openstaande facturen niet onbehandeld. Als u met een debiteur afspraken heeft gemaakt, geef er dan ook meteen gevolg aan. Een korte opvolging is noodzakelijk voor het succes van uw incasso.
Daaruit blijkt meteen ook dat vijf aanmaningsbrieven onzin is. Stuur er voortaan nog twee: een eerste en een laatste brief. Dat is meer dan genoeg.

Klant kreeg voldoende kansen

Met een factuur, enkele telefonische incassogesprekken en twee aanmaningen heeft uw klant genoeg kansen gekregen om te betalen. Bovendien rekenen bedrijven meestal geen kosten voor het te laat betalen, want voor u weer een verlies is.

Wees daarom niet de speelbal van uw klanten. Besteed uw openstaande facturen binnen 90 dagen na de vervaldag uit aan een externe partij. En het liefst nog vroeger, want hoe vroeger, hoe groter de kans op betaling. Verlengt u het incassoproces, dan verliest u uw geloofwaardigheid.

U kunt uw kosten laag houden door uw intern en uw extern proces aan elkaar te koppelen. Zo kan het incassobureau bijvoorbeeld verder bouwen op het traject dat u in gang heeft gezet.

Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.