Dienstverleners of leveranciers maken soms afspraken met hun afnemers, zonder er zeker van te zijn dat hun facturen (op tijd) worden betaald. Dat kan leiden tot een insolventierisico, waarbij het gevaar bestaat dat vorderingen onbetaald blijven bij een faillissement van de afnemer. En dat terwijl het insolventierisico relatief eenvoudig te beperken is. Hieronder vindt u vijf praktische tips die u hierbij kunnen helpen, met extra aandachtpunten en voorbeelden uit de praktijk.
1. Vooraf betalen/betaling van een voorschot
De eenvoudigste manier om het risico op onbetaalde facturen te beperken, is door vooraf te laten betalen. U vraagt al om de betaling voordat goederen of diensten zijn geleverd.
Misschien klinkt dit in eerste instantie ongebruikelijk en lijkt het alsof u de afnemer per definitie niet vertrouwd. Toch gebeurt het vooraf betalen van bestellingen steeds vaker. Het wordt steeds meer de norm in bepaalde sectoren, zeker bij online bestellingen en maatwerkprojecten. Bovendien kan het verleggen van het insolventierisico goed in onderhandelingen worden gebruikt, bijvoorbeeld voor het bedingen van een hogere vergoeding.
Daarnaast kunt u werken met voorschotten, wat vooral gebruikelijk is in de dienstensector. U bouwt hiermee een financiële buffer doordat de opdrachtgever een bedrag betaalt vóórdat de dienstverlener begint met zijn werkzaamheden. Op die manier loopt de dienstverlener niet het risico dat facturen onbetaald blijven. Hij mag immers zijn facturen verrekenen met het betaalde voorschot en een overschot wordt terugbetaald. Vanzelfsprekend is wel van belang dat het voorschot hoger is dan de openstaande facturen.
U kunt het vragen van een voorschot aantrekkelijker maken door duidelijke betalingsvoorwaarden op te nemen in uw offerte of overeenkomst. Benoem bijvoorbeeld dat u bij vooruitbetaling sneller kunt leveren of dat de klant korting ontvangt. Voor langdurige projecten kunt u werken met gespreide voorschotten per fase, zodat u en uw afnemer beiden zekerheid hebben. Zorg er verder voor dat betalingen goed worden geadministreerd, zodat er bij eventuele geschillen geen onduidelijkheid bestaat over wat al is voldaan. Ook kunt u overwegen gebruik te maken van veilige betaalmethoden of escrow-diensten, waarbij het geld tijdelijk bij een derde partij wordt gehouden totdat de levering is bevestigd.
2. hanteer korte betalingstermijnen of werk met termijnbetalingen
In sommige gevallen is het als ondernemer onvermijdelijk om een insolventierisico te lopen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u de afnemer tijd geeft om openstaande facturen in termijn te betalen. Hierbij kunt u wel het risico beperken, bijvoorbeeld door de periode tussen levering (van de diensten en/of goederen) en betaling zo kort mogelijk te houden.
U kunt het insolventierisico ook beperken door te werken met termijnbetalingen – vooral in de bouw is dit gebruikelijk. Met termijnbetalingen creëert u een vertrouwensband tussen u en uw afnemer. Maar hierbij loopt u wél het risico dat facturen onbetaald blijven: de afnemer kan failliet gaan voordat alle termijnen zijn betaald. Daarom is het aan te raden om risico’s af te dekken aan de hand van zekerheidsrechten (zie tip 4).
Korte betalingstermijnen hebben niet alleen een financieel voordeel, maar bevorderen ook een gezonde cashflow. Stel uw betalingstermijnen realistisch vast — 14 of 21 dagen is vaak beter dan de standaard 30 dagen. Maak bovendien duidelijke afspraken over de consequenties bij te late betaling, zoals rente of incassokosten. U kunt overwegen om gebruik te maken van automatische betalingsherinneringen of digitale facturatiesystemen die direct opvolgen zodra een betalingstermijn verloopt. Zo houdt u grip op uw debiteurenbeheer. In sectoren waar termijnbetalingen gangbaar zijn, is het raadzaam om in elke fase een bevestiging van oplevering te laten ondertekenen, zodat uw vordering beter is gedocumenteerd.
3. Laat de afnemer betalen zodra hij zijn goederen heeft ontvangen
Niet iedere afnemer of leverancier is bereid om insolventierisico te lopen. Daarom kan ook worden teruggevallen op het aloude principe van “gelijk oversteken”, waarbij de afnemer dus betaalt zodra hij de geleverde goederen in ontvangst heeft genomen. Hierdoor weet de leverancier direct dat hij gegarandeerd de betaling (op tijd) ontvangt, waardoor hij geen risico loopt wanneer de afnemer failliet gaat; de afnemer op zijn beurt weet dat er daadwerkelijk geleverd wordt.
“Gelijk oversteken” is met name mogelijk bij levering van goederen. Levering van diensten leent zich hier vanzelfsprekend moeilijker voor.
In de praktijk kunt u dit principe eenvoudig toepassen door gebruik te maken van betaaloplossingen bij levering, zoals pinnen bij aflevering of een betaallink op het moment van overdracht. Ook bij internationale transacties kan dit systeem worden versterkt met documentair krediet, waarbij de bank pas betaalt zodra de goederen zijn geleverd en alle documenten in orde zijn. Dit geeft zowel u als uw afnemer zekerheid. Voor dienstverleners is een alternatief om te werken met deelbetalingen per oplevermoment, zodat er steeds een balans is tussen de geleverde prestatie en de ontvangen betaling.
4. Dek risico’s af door uzelf zekerheden te verschaffen
Zekerheidsrechten verschaffen de schuldeiser (de leverancier of dienstverlener) garantie voor voldoening van diens vordering op de schuldenaar (de afnemer). De bedoeling van zekerheid is dat de openstaande vordering (grotendeels) betaald wordt, ook als de afnemer failliet is gegaan. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een bankgarantie. In dat geval betaalt de bank de openstaande facturen van de schuldeiser als de afnemer failliet gaat.
Een andere vorm van zekerheid is het eigendomsvoorbehoud. De leverancier blijft in dat geval eigenaar van de door hem geleverde goederen, totdat zijn vorderingen betaald zijn. Andere voorbeelden van zekerheden zijn (onder andere) borgtochten, hoofdelijkheden, concerngaranties, documentair krediet, pandrechten en hypotheekrechten. Welke vorm de meest geschikte is, hangt van de situatie af.
Het is aan te raden om zekerheidsafspraken vooraf schriftelijk vast te leggen in de overeenkomst of algemene voorwaarden. Laat bij voorkeur een jurist meekijken of uw clausules rechtsgeldig zijn — vooral bij eigendomsvoorbehoud is de juiste formulering erg belangrijk. Ook kunt u in sommige gevallen kiezen voor een stil pandrecht op vorderingen of voorraden, waarmee u extra zekerheid hebt zonder dat dit direct zichtbaar is voor derden. Houd daarnaast rekening met de administratieve verplichtingen: een zekerheidsrecht moet soms worden geregistreerd om afdwingbaar te zijn. Door hier vooraf aandacht aan te besteden, voorkomt u dat uw zekerheden later ongeldig blijken.
5. Beroep u op bestuurdersaansprakelijkheid
Wat als de afnemer al failliet is en er geen zekerheden gevestigd zijn? Zelfs dan zijn er nog mogelijkheden om de vordering betaald te krijgen. Onder omstandigheden is namelijk de bestuurder van een gefailleerde vennootschap persoonlijk aansprakelijk voor onbetaalde vorderingen ten aanzien van de schuldeiser.
Het beroep op bestuurdersaansprakelijkheid kan complex zijn, maar in sommige gevallen is het een krachtig middel. Denk aan situaties waarin een bestuurder bewust verplichtingen aangaat terwijl hij weet dat zijn bedrijf deze niet kan nakomen, of wanneer de administratie ernstig tekortschiet. In zulke gevallen kunt u via een advocaat een persoonlijke aansprakelijkstelling overwegen. Documenteer daarom altijd goed de communicatie, afspraken en betalingsherinneringen met uw afnemer. Dat versterkt uw positie mocht u later juridische stappen willen ondernemen.
Bij elke factuur dient u weloverwogen beslissingen te nemen. Waarbij u goed kijkt naar uw klant. Is hij een trouwe betaler en is het dus aannemelijk dat ook deze factuur betaald wordt? Welke afspraken passen vanuit commercieel oogpunt het beste bij u? Kijk bij het maken van de beslissingen ook zeker naar uw eigen financiële situatie. Kan ik het risico wel of niet nemen?
Heeft u vragen? Neem contact met ons op.