Veel mensen maken gebruik van een eenmalige of automatische incasso. Vaak gebeurt dat in de vorm van een automatische afschrijving van vaste kosten, zoals een telefoonabbonement of sportschool. Soms kunt u met incasso in aanraking aan de andere kant van het proces, bijvoorbeeld wanneer een klant zijn factuur niet betaald en u actie moet ondernemen om het openstaande bedrag te innen. dan krijgt u te maken met een incassobureau.
Wat betekent ‘incasso’ nu precies? En welke vormen bestaan er? In dit artikel leggen we uit wat incasso inhoudt, welke soorten incasso er zijn en hoe u met niet-betalende klanten kunt omgaan.
Wat is incasso?
De betekenis van incasso is simpel gezegd “het innen van geld” of “het innen van openstaande vorderingen”. Het kan gaan om een automatische betaling waarvoor iemand toestemming heeft gegeven, maar ook om een vordering die door een incassobureau wordt geïnd bij een debiteur die niet betaalt.
Met andere woorden: incasso is een verzamelnaam voor alle processen waarbij geld wordt geïnd – zowel automatisch (met toestemming van de betaler) als dwingend (via een derde partij bij wanbetaling).
Verschillende Soorten incasso
Er bestaan meerdere vormen van incasso. De meest voorkomende zijn de eenmalige incasso, de automatische incasso en de incasso van openstaande vorderingen via een incassobureau.
Eenmalige en automatische incasso
De Betekenis van incasso en het incasseren van geld. Met een incasso kan een bedrijf automatisch een bedrag van jouw rekening afschrijven. Je geeft als rekeninghouder met een machtiging toestemming voor een incasso. Deze machtiging kan eenmalig of doorlopend zijn. Je betaalt zo automatisch je rekening en weet je zeker dat je altijd op tijd bent met betalen, mits er voldoende saldo op je bankrekening staat.
Neem bijvoorbeeld je abonnement op jouw mobiele telefoon, het telecom bedrijf incasseert dan automatisch iedere maand een bedrag van jouw bankrekening. Dat is dan een automatische of regelmatige incasso. Dit wordt ook wel een doorlopende machtiging genoemd. Een doorlopende machtiging wordt veelal gebruikt voor verschillende abonnementen zoals op de sportschool, tijdschrift en een telefoon abonnement.
Een eenmalige incasso wordt vaak gebruikt bij losse aankopen of diensten, zoals het betalen van een factuur voor een eenmalige bestelling of contributie. De incasso vindt dan slechts één keer plaats.
Een doorlopende (automatische) incasso is daarentegen ideaal voor vaste betalingen die met regelmaat terugkeren. Dit zorgt niet alleen voor gemak, maar ook voor tijdige betalingen, waardoor bedrijven hun kasstromen beter kunnen plannen.
Voor consumenten is het belangrijk om te weten dat een incasso altijd kan worden teruggedraaid via de bank — meestal binnen 8 weken na afschrijving. Dat biedt extra bescherming tegen onterechte afboekingen. Ondernemers doen er goed aan om de klant vooraf duidelijk te informeren over de hoogte, frequentie en het moment van de incasso, zodat er geen misverstanden ontstaan.
SEPA-incasso
Bijna alle banken zijn overgestapt op incasso via SEPA (Single Euro Payments Area). Dit is een onderdeel om binnen Europa op dezelfde manier te kunnen betalen. Het is dus met SEPA ook mogelijk om te incasseren van buitenlandse rekeningen.
Dankzij SEPA zijn er geen landsgrenzen meer voor eurobetalingen binnen de deelnemende landen. Dat betekent dat u eenvoudig bedragen kunt incasseren van klanten in bijvoorbeeld België, Duitsland of Frankrijk.
Er bestaan twee hoofdtypen SEPA-incasso’s:
-
SEPA Core-incasso: bedoeld voor consumenten. De klant heeft altijd het recht om een afschrijving binnen acht weken te storneren.
-
SEPA Business-to-Business (B2B) incasso: bedoeld voor zakelijke klanten. Hierbij is storneren niet mogelijk zodra de machtiging is verwerkt.
Voor bedrijven die veel internationale klanten hebben, biedt SEPA dus een efficiënte en betrouwbare manier om betalingen te innen zonder ingewikkelde grensoverschrijdende processen.
Incasso van openstaande factuur
Niet betalende klant? Klanten die niet willen of kunnen betalen, zijn een bron van ergernis voor elke ondernemer. Hoe lang wacht je nog, totdat de klant jouw rekening betaalt? Als een klant, na meerdere aanmaningen, niet bereid is om te betalen, kan het zinvol zijn om een incassobureau in te schakelen om de vordering te innen. Bekijk tips hoe incasso voorkomen kan worden. Goed debiteurenbeheer kan hierbij helpen.
Wanneer u met onbetaalde facturen te maken krijgt, is het belangrijk om stapsgewijs te handelen. Stuur eerst een duidelijke betalingsherinnering en daarna een aanmaning. Vermeld hierbij een redelijke termijn en geef aan welke vervolgstappen zullen worden genomen als betaling uitblijft.
Blijft reactie uit? Dan kunt u het dossier overdragen aan een incassobureau. Een professioneel bureau zal proberen de vordering buitengerechtelijk te innen, dus zonder direct naar de rechter te stappen. Vaak wordt er telefonisch of schriftelijk contact gezocht met de debiteur om tot een regeling te komen.
Lukt dat niet, dan kan de volgende stap een gerechtelijke incasso zijn. Hierbij kan een deurwaarder of advocaat worden ingeschakeld om via de rechter betaling af te dwingen. In veel gevallen wordt dit echter voorkomen doordat een debiteur alsnog betaalt zodra een incassobureau wordt ingeschakeld.
Voorkomen blijft uiteraard beter dan genezen. Door goed debiteurenbeheer te voeren – bijvoorbeeld door kredietchecks, duidelijke betalingsafspraken en snelle opvolging – voorkomt u dat openstaande facturen uitgroeien tot problematische vorderingen.
Tot slot
Incasso draait in de kern om het innen van geld op een correcte, betrouwbare en efficiënte manier – of dat nu via automatische afschrijving is, of via een incassobureau dat openstaande facturen int.
Door te begrijpen welke vormen van incasso er bestaan en hoe u deze goed inzet, kunt u zowel gemak als zekerheid creëren in uw betalingsverkeer. Als ondernemer voorkomt u bovendien financiële risico’s door tijdig te handelen bij wanbetaling en duidelijke afspraken te maken met uw klanten.
Heeft u vragen over incasso of over onbetaalde facturen? Laten we hier samen naar kijken! Neem contact op.